Muchas personas no saben exactamente qué diferencias hay entre una copia simple y una copia autorizada de una escritura de una vivienda. Aunque ambos documentos provienen de la misma escritura pública, cumplen funciones distintas. En este artículo analizaremos en detalle qué es cada tipo de copia, para qué sirve y cuándo se debe emplear una u otra.
¿Qué es una copia simple de una escritura?
Una copia simple es una reproducción de una escritura pública que contiene el contenido íntegro de la misma, pero carece de firmas y sellos holográficos que le otorgarían validez como documento oficial. Esta copia es más accesible y económica, lo que la convierte en una herramienta útil para asuntos no oficiales.
Características principales
- Formato: Puede ser en papel o digital.
- Uso: Contiene toda la información reflejada en la escritura matriz.
- No tiene valor probatorio ante organismos oficiales.
¿Para qué sirve una copia simple de una escritura?
La copia simple tiene utilidades prácticas en diversas situaciones donde no se requiera un respaldo legal completo. Entre sus usos más comunes destacan:
- Consulta personal: Permite al propietario de un bien o a cualquier parte interesada revisar la escritura pública completa de un inmueble.
- Gestiones informales: Por ejemplo, presentar información a terceros como bancos que no requieren una copia autorizada para, por ejemplo, realizar los análisis previos de una financiación.
- Documentación: Sirve para archivar información relevante sin necesidad de la copia oficial.
De esta manera, una copia simple es ideal para quienes necesitan información sobre una escritura pero no quieren, o no necesitan, incurrir en mayores gastos solicitando una copia autorizada.
¿Qué es una copia autorizada de una escritura?
Por otro lado, la copia autorizada es el documento oficial que tiene plena validez legal. Está firmada y sellada por el notario que realiza la escritura pública, lo que garantiza que sea un reflejo auténtico y fiable de la escritura matriz. Debido a su carácter oficial, su emisión está estrictamente regulada, y no todas las personas tienen derecho a obtenerla.
Características principales
- Formato: Generalmente en papel, incluye la firma y el sello originales de un notario.
- Uso: Reconocida como una representación válida y certificada de la escritura.
- Valor probatorio ante terceros: Sirve para trámites oficiales o judiciales.
¿Para qué sirve una copia autorizada de una escritura?
La emisión de una copia autorizada es fundamental en contextos donde se requiere la máxima garantía legal. Por ejemplo:
- Inscripción en el Registro de la Propiedad: Es requerida para registrar una propiedad o realizar modificaciones sobre una inscripción existente.
- Pruebas legales: Este documento es válido en procedimientos judiciales o administrativos, ya que se considera evidencia fiable.
- Garantías en instituciones financieras: Por ejemplo, al solicitar una hipoteca o un préstamo respaldado por bienes inmuebles.
- Formalización de contratos: Algunas transacciones requieren comprobar la propiedad o los poderes de representación mediante documentos oficiales.
La copia autorizada está diseñada para situaciones donde la precisión y la autenticidad legal son imprescindibles. Debido a esto, su coste suele ser más alto en comparación con la copia simple.
Diferencias entre copia simple y copia autorizada
Para resumir las principales diferencias entre ambos documentos, hemos elaborado una tabla comparativa que ayudará a clarificar cuándo debe emplearse cada tipo de copia:
| CARACTERÍSTICA | COPIA SIMPLE | COPIA AUTORIZADA |
|---|---|---|
| Formato | Papel o digital | Papel con firma y sello notarial |
| Valor legal | No tiene valor probatorio | Plena validez legal |
| Uso principal | Consultas informales, archivo personal | Trámites oficiales, procesos judiciales |
| Coste | Menor | Mayor |
| Acceso | Disponible para cualquiera con interés legítimo | Emitida solo a titulares o personas autorizadas |
¿Dónde y cómo solicitar estos documentos?
Ambos tipos de copias deben ser solicitados en la notaría donde se otorgó la escritura pública. El procedimiento es el siguiente:
- Identificación: Acredita tu identidad o derecho a obtener la copia.
- Solicitud formal: Especifica el tipo de copia que necesitas.
- Pago de tasas notariales: Las tasas varían según el tipo de copia y la notaría.
Si desconoces cuál es la notaría original, es posible solicitar esta información al Colegio Notarial correspondiente la región donde esté situada la vivienda.
¿Cuál deberías solicitar?
La elección entre una copia simple y una copia autorizada depende íntegramente de las necesidades específicas de quien realiza la solicitud.
Pide una copia simple si:
- Solo necesitas consultar los detalles de la escritura.
- Planeas presentar el documento en trámites no oficiales.
- Buscas ahorrar en costes.
Pide una copia autorizada si:
- Vas a realizar trámites ante el Registro de la Propiedad.
- Necesitas un documento con validez legal en procedimientos judiciales o administrativos.
- Vas a formalizar un contrato que exige pruebas legales.
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