Si te encuentras en un proceso en el que vas a alquilar una u otra propiedad, es importante que conozcas el concepto de «administración de propiedades» y cuáles son las funciones de las personas encargadas de hacerlo, ya sea en nombre propio o en nombre de otros propietarios.
Cabe destacar que un administrador de propiedades NO es lo mismo que un administrador de fincas.
Qué es la administración de propiedades
La gestión o administración de propiedades profesional se refiere a todos los servicios realizados en nombre del propietario para gestionar una propiedad y sus inquilinos.
El administrador o gestor de propiedades se ocupa de todo lo relacionado con la gestión de alquileres, desde la captación de arrendatarios (la persona que alquila el inmueble) hasta la salida del mismo, incluyendo todo lo que pueda surgir en medio de su captación y salida, es decir, mientras se está alquilando.
Por el contrario, un administrador de fincas se encarga de gestionar los aspectos puramente financieros, legales y técnicos para el mantenimiento y gestión económica de bloques de edificios o comunidades de vecinos. Es decir, su trabajo no tiene nada que ver con captar arrendatarios y gestionar su alquiler.
Funciones del administrador de propiedades
Los servicios que ofrece un administrador de inmuebles son 3:
- Captación de clientes y firma de contratos. Ejecuta todas las acciones necesarias para que el alquiler se dé de la mejor manera (hacer este proceso bien hace que tengan menos trabajo más adelante, maximizando sus beneficios, así que suelen hacerlo bastante bien).
- Gestionar los inquilinos / arrendatarios una vez firmado el contrato. Si surgen incidencias, reparaciones, problemas respecto a los cobros del alquiler y demás, son los administradores de propiedades los que se encargan de esto.
- Revisión y posibles reclamaciones finalizado el contrato. Cuando llega el momento de que se acabe el contrato y el arrendatario no tiene intención de prorrogarlo o renovarlo, se encargan de revisar que no haya desperfectos que correspondan descontarlos de la fianza y, si los hay, se hacen cargo de ellos, reclamarlos, y devolver o no la fianza, ya sea totalmente o parcialmente.
Cómo funciona en la práctica la administración de propiedades
El profesional en cuestión suele cobrar entre un 5% y un 15% de la renta del alquiler, y se acuerdan sus responsabilidades, la duración del contrato, y según qué gastos cuáles están a su cargo y cuáles no (generalmente ninguno, aunque podría incluir pequeños gastos menores).
Antes de gestionar y llevar a cabo alguna reparación importante en el inmueble debe consultarlo con el propietario y que este le dé su conformidad. Imagina que hay una avería en el baño y unilateralmente, tras enviar al técnico oportuno, llegan a la conclusión de que lo mejor es abrir el suelo y arreglar las tuberías; esto no lo puede ejecutar sin la conformidad del propietario, y debe estar especificado en el contrato propietario-administrador.
Aunque hay propietarios que no quieren saber nada de sus inmuebles, y en ese caso el gestor se encargaría de hacer todo sin pedir permiso y simplemente pasaría las facturas de los gastos al propietario.
Son ellos los que tienen el contacto con los arrendatarios, que no tienen por qué conocer siquiera al propietario ni haberle visto nunca ni tener su contacto.
Pros y Contras de contratar un administrador de propiedades
| ✅ Ventajas ✅ | ❌ Desventajas ❌ |
| Ahorro de tiempo y esfuerzo. | Coste del servicio. Se reduce un porcentaje de los ingresos. |
| Mayor profesionalidad. Se reduce el riesgo de inquilinos problemáticos o impagos. | Pérdida de control. Algunas decisiones se toman sin la intervención del propietario. |
| Menos preocupaciones. El administrador gestiona cualquier incidencia sin necesidad de que el propietario intervenga. |
¿Cómo hacerlo uno mismo?
Administrar una propiedad por cuenta propia requiere tiempo, organización y ciertos conocimientos legales, pero puede ser más rentable si el propietario está dispuesto a asumir estas responsabilidades directamente.
Las tareas que tendrías que hacer serían las siguientes:
1. Publicación y promoción del inmueble
- Tomar buenas fotos y redactar un anuncio atractivo.
- Publicar en portales inmobiliarios y redes sociales.
- Responder consultas y coordinar visitas con posibles inquilinos.
2. Selección de inquilinos
- Verificar solvencia económica (nóminas, contratos, avales, etc.).
- Pedir referencias de antiguos arrendadores si es posible.
- Elegir inquilinos responsables y de confianza.
3. Redacción y firma del contrato
- Redactar un contrato de arrendamiento con cláusulas claras.
- Especificar precio, duración, depósito y obligaciones de ambas partes.
- Firmar el contrato y registrar la fianza si es obligatorio en la zona.
4. Cobro de alquiler y control de pagos
- Establecer un método de pago y asegurarse de que el inquilino pague puntualmente.
- En caso de impago, gestionar avisos y tomar medidas legales si es necesario.
5. Mantenimiento y reparaciones
- Atender las quejas o problemas del inquilino (fugas, averías, etc.).
- Coordinar y pagar servicios de fontanería, electricidad, etc.
- Mantener la propiedad en buen estado para evitar deterioro.
6. Relación con el inquilino
- Responder dudas y resolver posibles conflictos.
- Revisar la convivencia y cumplimiento de normas en la vivienda.
7. Gestión de la fianza y fin del contrato
- Inspeccionar la vivienda al finalizar el alquiler.
- Devolver la fianza o descontar costos por daños si corresponde.
- Buscar nuevos inquilinos en caso de que el contrato no se renueve.
8. Cumplimiento legal y fiscal
- Pagar impuestos y declarar ingresos por alquiler.
- Conocer y aplicar las normativas de alquiler vigentes en la zona.
10 consejos para administrar propiedades
Siempre son útiles algunos consejos, ¿verdad? Si administras o quieres administrar propiedades, ya sea la tuya o la de terceros, estos consejos te ayudarán a optimizar la gestión y evitar problemas:
1. Selecciona inquilinos con criterio
No te limites a aceptar al primer interesado. Verifica su solvencia económica (nóminas, contrato laboral, historial de alquiler) y pide referencias de antiguos arrendadores si es posible. Un buen inquilino evita impagos, desperfectos y conflictos.
2. Ten contratos bien redactados y claros
Un contrato de arrendamiento sólido es clave. Especifica claramente las condiciones: duración, precio, responsabilidades de cada parte, penalizaciones por impago o daños, etc. Un contrato mal hecho puede traerte problemas legales.
3. En lo relativo a los cobros
Facilita el pago del alquiler con transferencias bancarias. Lleva un registro de pagos y envía recordatorios para evitar retrasos. La transparencia en los cobros mejora la relación con los inquilinos.
4. Mantente al día con la legislación
Las leyes de arrendamiento pueden cambiar y afectan derechos y obligaciones tanto tuyos como del inquilino. Conocerlas te permitirá evitar multas y actuar correctamente en caso de problemas.
5. Revisa periódicamente el estado de la vivienda
Realiza inspecciones periódicas (con previo aviso al inquilino) para asegurarte de que la propiedad se mantiene en buen estado. Puedes hacerlo aprovechando que tengas que llevar o recoger algo y «ya que te pasas por ahí» revisas si todo está bien. Detectar problemas a tiempo evita reparaciones costosas en el futuro.
6. Responde rápido a incidencias y mantenimientos
Un inquilino satisfecho es un inquilino estable y duradero. Atiende rápidamente sus problemas con el inmueble (fugas, averías, calefacción, etc.). Cuanto más rápido resuelvas, más confianza generarás y más a gusto estarán.
7. Mantén reservas para gastos imprevistos
Aunque todo parezca en orden, pueden surgir gastos inesperados (averías, reparaciones urgentes, impagos). Tener un fondo de emergencia te permitirá afrontar estas situaciones sin estrés financiero.
8. Evalúa regularmente el precio del alquiler
El mercado cambia, y es importante ajustar el alquiler de acuerdo con la oferta y la demanda. No cobrar lo suficiente puede hacerte perder rentabilidad, pero subirlo demasiado puede alejar a buenos inquilinos o ahuyentar a los presentes, lo que podría ser terrible.
9. Trata de construir relaciones de confianza con profesionales
Tener contactos confiables (fontaneros, electricistas, cerrajeros, pintores) te permitirá resolver problemas con rapidez y a mejores precios, y sabiendo que no harán ninguna chapuza.
10. Mantén una actitud profesional
Ser cordial pero firme con los inquilinos evita abusos y malentendidos. La administración de propiedades es un negocio, y manejarlo con seriedad garantizará mejores resultados a largo plazo.
Estos consejos harán tu labor más eficiente, te evitarán problemas y maximizarán la rentabilidad de la propiedad.
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